哈尔滨石油学院内部会计控制制度-哈尔滨石油学院
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哈尔滨石油学院内部会计控制制度

第一章 总则

第一条 为了规范本单位会计行为,保证会计资料真实、完整;堵塞漏洞、消除隐患、防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保证单位资产的安全、完整;确保国家有关法规和单位内部规章制度的贯彻执行,特制订本制度。

第二条 根据《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》及《会计基础工作规范》,结合学院实际,制订本制度。

第三条 制订本制度的原则是:

(一)会计内部控制应当符合国家有关法律法规和规范以及学院的实际情况。

(二)会计内部控制应当约束涉及会计工作的所有人员,任何个人都不得拥有超越会计内部控制的权力。

(三)会计内部控制应当涵盖涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,并应针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督等各个环节。

(四)会计内部控制应当保证学院内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。

第二章 会计机构、会计岗位和会计人员的内部会计控制制度

第四条 学院“实行统一领导,集中管理”的财务管理体制。财务处负责起草学院财务制度,编制财务收支预、决算,集中管理学院各种资金,参与学院经济活动方面决策过程。资产处负责物资采购、保管、发放,并对实物资产的安全、保值、增值负责,同时负责经济合同管理。审计处对学院经济活动负有监督检查责任,形成“两管一监督”格局。

第五条 学院设总会计师、财务处长、资产处长、审计处长、科长、会计 、出纳、采购员、管理员、审计员等岗位,每个岗位必须设有岗位责任制,相互制约,协调工作。

第六条 财务处、资产处、审计处所有工作人员都是会计人员,这些人员上岗时必须达到《中华人民共和国会计法》要求的上岗条件,岗位之间的相互制约应符合财政部《会计工作规范》中相关条件要求。

第三章 货币资金的内部控制制度

第七条 出纳人员的工作必须符合下列要求:

1、出纳员收入现金时,必须由会计制证一事一单〔同类性质、同一时间段发生的大批学费收入可合并制单〕。记账凭单附有顺号收据,否则出纳员拒绝收款。

2、出纳员不准开具收款收据。收款时应在收据上加盖“现金收讫”章并在记账凭证上加盖出纳员名章。“现金收讫”章日期必须按日变动。

3、“现金收讫”章出纳员必须妥善保管。如他人代理工作时应由处长指定专人负责。

4、支付现金时,必须凭会计填制的记账凭证并逐级签字盖章后出纳员方可付款。不按规定盖章的记账凭证出纳员可以拒绝付款。

5、付款后的原始凭证和记账凭证上必须盖“付讫”或“已报销”印章。

6、出纳员必须及时登记现金日记账和银行存款日记账,并结出余额,做到账实相符。

7、金库内不得白条抵库、存放私人款项、存折或有价证券。
第八条 财务处长、科长在货币资金管理上必须达到下列要求:

1、处长、科长必须定期或不定期进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,作出处理。

2、处长、科长必须复核出纳员编制的银行存款余额调节表,如有调节不符,应查明原因,及时处理。

3、经财务处长签字同意方可由出纳员签发支票。领取支票必须按序号登记造册,领取人必须在存根上签字。作废的支票要加盖“作废”章后装订备查。

4、库存现金不得超过银行规定的限额。金库钥匙下班后不准放在办公桌内,要随身妥善保管。

5、出纳员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目登记工作。

6、支票和银行印鉴分别由专人负责保管。

第四章 实物资产的内部会计控制制度

第九条 我院的实物资产是指:土地、房屋、专用设备、通用设备、图书、流动物资(库存材料和低值易耗品)。财务处、资产处同时具有管理职能。

第十条 财务处的管理分工如下:

财务处依据资产处提出的预算结合学院实际情况安排预算,向资产处下达预算指标。财务处在固定资产总账会计科目下,按一级分类(6类)设置明细账进行金额核算。发生采购业务时,财务处应依据资产处签发的采购单和采购员填制的借支单付款。属于报账业务财务处应依据“原始单据”和“入库单”,并附有相关负责人签字方可报销。财务处与资产处每半年(利用寒暑假)进行对账,发现问题及时纠正。

第十一条 资产处的管理分工如下:

1、资产处收到财务处的预算通知单后,将各项指标逐一分解到使用部门,并向财务处提交用款计划。

2、资产处设立固定资产账、卡管理制度,实行三级管理(财务、资产、使用部门)。资产处按物资设备分类、品名、规格、型号等进行顺序编号立卡并设明细分类账,对固定资产数量、增减变化进行数量及金额核算。

3、学院使用部门设兼职资产管理员。资产处定期组织培训资产员业务学习,指导建立台账,管理落实到人。对固定资产使用、保管、维护等物资设备进行日常管理,做到账实相符。

4、资产处负责全院的物资采购供应。对采购计划、采购业务、验收业务、领用发放业务控制流程详见——资产处业务流程表。

5、存货的供应管理工作,其物资入库时保管员按原始发票明细对照实物验收,采购员和保管员共同签字入库。每月资产处“入库”、“出库”、“库存余额”要和财务处“存货”科目核对。

6、“存货”按季盘点,盘点清单应由资产处长和保管员共同签字,发现问题及时纠正,做到账实相符。

7、资产处负责合同管理。对合同内容及条款进行修改、上传、审改。每个合同的法定授权人为该部门的负责人签字,并由该负责人报到其上级主管院长签字,两级签字后送资产处继续办理其它审批程序。所有审批程序完成后,送审计处内审,财务处见到“已内审”戳记的合同方可办理第一笔付款业务。

8、学院“招标采购办”设在资产处。资产处根据有关文件规定和流程开展工作。

9、资产处在调配资产时,应由原使用单位和新接收单位在资产调拨单上签字,同时对台账、明细账调整。资产处在进行资产盘盈、盘亏、报废、变价处理资产时,应将相应清单报财务处签字后,由主管院长签字方可作出账务处理。

第五章 工程项目的内部会计控制制度

第十二条 概预算控制

1、基建处在完成“工程项目合同”签字和编制完“工程概算”后应将该文件送交审计处,审计处对其文件的真实性、完整性、准确性进行复核,并加盖“已内审”戳记。

2、财务处在受理工程项目第一笔付款业务时必须同时收到“工程项目合同”、“工程概算”,并见到审计处盖有“已内审”戳记后方可办理第一笔工程款付款业务。

第十三条 价款支付控制

1、财务人员不得直接与乙方人员受理付款业务。价款支付必须由基建处专人办理。基建处指定的专人应记“付**项工程款”流水账,并不定期与财务处对账。

2、对乙方的付款达到60%(达到由在建工程转入固定资产条件)时,基建处要求乙方必须提交以前支款额的正式发票之后方可继续办理付款业务。

3、在工程项目尚未完成决算,但工程进度和已付工程款都达到了《民间非营利组织会计制度》中规定的可转入固定资产的项目,其结转方式为按概预算金额全部转入固定资产,尚未付完的工程款(概算余额)转入“应付账款”,转入时应由基建处确认。

4、工程价款变更时,财务处要在见到“工程价款变更”通知单,并审核通知单上是否有基建、财务双方主管院长签字后方可调整工程价款。

第十四条 工程竣工决算控制

1、财务处在接到基建处送达竣工决算时,应审核基建处决算员签字、基建处长签字、基建主管院长签字,并加盖“已内审”戳记,审核无误后方可做财务处理。

2、工程竣工决算前,财务处所付工程款应控制在工程概预算的80%以内,最终决算时必须留足质量保证金。

3、最后一笔质保金付出时,财务处应向基建处索要验收合格单和全部工程款发票。

4、财务处在进行“在建工程”转入“固定资产”的账务处理时,应向资产处提交结转清单,资产处根据该清单进行账务处理。

第六章 会计核算流程的会计内部控制制度

第十七条 财务处会计核算流程控制

1、收费项目:开发票→填制记账凭证→复核→出纳员收款。

2、付款项目:审核原始凭证→填制记账凭证→复核→出纳员付款。

3、结算项目:填制记账凭证→复核→出纳员付款或收款。

4、凡涉及实物资产的结算项目,财务处必须凭资产处填制的入库单和发票方可进行财务结算。

第十八条 原始凭证和记账凭证审核填制必须做到以下三条:

1、原始凭证的背面应有经手人、验收人、经费使用单位负责人和主管院领导签字。

2、记账凭证除学费外要一事一单,摘要内容要简明扼要,出纳员不见到制单人盖章和复核人盖章有权拒付。

3、复核人员对金额多少、科目正确与否、手续制度是否合规负责。

第十九条 记账工作必须做到及时正确

1、电算化记账要及时做好数据保存工作,及时打印账簿。手工记账必须按记账凭证内容逐笔登记,发现记错数字必须用双红线订正,把正确的数字写在上边,并盖记账员名章,不准刮、擦、涂改。过页时必须有“过次页”、“承前页”戳记。

2、银行日记账必须逐笔登记,按日结出余额,定期与银行对账单核对,做好未达账项的调整工作。

3、现金日记账必须按日结出余额,与库存核对,与总账现金科目余额核对。做到账实、账账相符。

4、每月结账后按照学院要求编制月报表,分别送审计处和总会计师、理事长。

第七章 采购、入库、出库会计内部控制制度

第二十条 采购控制

1、请购物资时由使用部门向资产处申请,资产处长凭请购单审核有无预算安排,有无实际需要后签报总会计师批准。

2、采购时有预算指标的物资通过指标程序进行。无预算指标的物资必须有询价过程,经资产处长确认后可由采购员购买。

3、所购流动物资入库时必须由采购员和保管员在“入库单”上共同签字。属固定资产类的物资,应由资产处和使用部门共同验收,使用部门的经办人在固定资产验收单上签字并注明摆放位置。

4、物资出库时必须由保管员和领用人在“出库单”上签字,资产处长审批。

5、资产处业务流程

1)资产预算编制:(年底前编报)

部门编报→分管院长审批→资产处审核汇总→财务院长审核→财务处核定→资产处落实→通知编报部门

2)流动物资领用:(预算指标)

1)部门申请→处长审核→管理员发放→领用签字(出库)→部门使用

2)部门申请→处长审核→财务院长审批→采购入库→管理员发放→管理员发放领用人签字→部门使用

3)合同审批(预算指标)部门申请→分管院长同意→制定合同→资产处修改→上传法律顾问→资产处审改→部门负责人、经办人签字→分管院长签字→法律顾问签字→资产处长签字→财务处长签字→财务院长签字→理事长签字→院办盖章→审计处内审

4)固定资产验收(预算指标)

原始单据→使用部门签字→分管院长签字→资产处实物验收→办理验收手续→资产处长签字→财务院长签字→财务处签字报账→资产处固定资产明细账→部门使用

第八章 附则

第二十一条 本制度由财务处负责解释。如遇有和上级文件不符

时按上级规定执行。

第二十二条 本规定经院长办公会通过执行。

一二年五月十六日